א"ב לניהול ישיבה אפקטיבית

ישיבה: מפגש של קבוצת אנשים, בעלי עניין משותף ובעלי ידע וניסיון מתאימים, בכדי להשיג מטרה מסוימת בתהליך של אינטראקציה קבוצתית.

בנובמבר 2016 הוזמנתי לארגון שבו הישיבות היו "רחוקות מלהיות יעילות" (כך על פי הגדרת הגוף המזמין) ישיבות משעממות, לא מקדמות, יוצרות תקיעות (שלא לומר "תקועות") וכל המשתתפים בהן מחכים שיגיעו לסיומן המייגע.
מטרת הסדנא היתה לגרום למשתתפים להבין כיצד אפשר ליצור עניין בכל ישיבה- אינטרקציה, יצירתיות, תחושת מסוגלות, הפתעה, חוייה וכמובן להגיע לתוצאות הרצויות שעבורן הוגדרה הישיבה.

מצרפת פה באהבה, את העקרונות אותם למדנו באותו סדנא.

תעשו לכם פגישות אפקטיביות ו"שחקו אותה"

שלכם טל מזור, אשמח לעזור J

12 עקרונות לפגישה אפקטיבית

פ- פרסום יעדי הפגישה, המטרות הספציפיות, הכנות מוקדמות נדרשות ( דו"חות, מחקרים וכו'), מסגרת זמנים ומיקום, יו"ר הפגישה ומשתתפיה,

ג-  גבולות: הגדרת סדר הדוברים, הגבלת זמן דיבור לכל משתתף והקפדה על עמידה בסדר היום שנקבע במיוחד על פתיחת וסיום בזמן.

י-  יצירת מרחב עבודה מוגדר: מטרות וסדר יום במהלך הפגישה.

ש- שיקופי בניים – הצגת המסקנות/ הרעיונות/ התוצרים וההחלטות שנידונו עד כה.

ה- הגדרת משימות ותפקידים לביצוע

א-אורך הישיבה-לא יותר משעה וחצי עד שעתיים. ישיבה שהינה פחות מ- 30 דקות אינה מעשית

פ-פתיחת הישיבה וסיומה באמצעות השראה/הפעלה /טריגר מעצים ומקדם.

ק-קביעת מטרה ברורה וברת השגה לסיום הפגישה

ט -טיפול בהתנגדויות: הקשבה והתיחסות נקודתית כולל הסכמה על אי הסכמה ו/או דחיית הדיון בהתנגדות למועד אחר.

י- יצירת מעקב יעיל אחר התקדמות וביצוע ההתחייבויות שהמשתתפים קיבלו על עצמם כנדרש.

ב-בחירת אחראי על ניהול הזמן במהלך הישיבה, באחריותו להקפיד על הקצאת הזמן עבור כל נושא ונושא בהתאם לתכנון.

י- יש להקדיש את 5 הדקות האחרונות להקראת סיכום עיקרי הדיון.

ת-   תיעוד פגישה. הדבר יכול להיעשות ע"י פרוטוקול, סיכום פגישה וכו'.יש להפיצו בין המשתתפים עד 48 שעות מסיום הפגישה.